​​​​안녕하세요 단축도메인 '1편. 한눈에 보여줘 전자결재의 실체'에 이어 이번에는 기업 메일에 관련해서 설명드리겠습니다​지오유 블로그는 스토리텔링과 컨설팅을기반으로 한 팩트와 논거 중심의 열거 방식으로 작성되었 있으니 꼭 읽어보시기 바랍니다​혹시 타사의 제품을 도입하셨더라도메일의 본질적 목표는 같기에 본 블로그가 도움이 되실 겁니다※ 주의! 스마트폰 사용과 더불어쇼츠 숏폼들의 잦은 노출로 긴 글을읽지 못하는 문해력이 다소 떨어지는분들은 그냥 다른 곳에서 정보를 얻으시기 바랍니다​아래와 같은 4가지 관점에서 바람직한 기업 메일 사용의 표준을 제시합니다​1.커뮤니케이션 체계와 브랜드로서의 회사 도메인 메일 사용하기2.협업과 공유가 쉬운 직무 메일의 활용 사례 3.메일의 심장과 같은 스팸 서버와 보안4.그 밖의 특화 기능과 활용 사례 ​​유튜브로 쉽게 알아보기 ▼▼▼​1. 커뮤니케이션 체계와 브랜드로서의회사 도메인 메일 사용하기잘못된 메일 사용의 기업 사례메일은 업무 커뮤니케이션의 기본 통신 수단으로 자리 잡은 지오래되었습니다​문서화로서 발신인 수신인이 명확하고내용이 전자로 기록되기 때문에 회피할 수도 없는 법적 근거가 되기도 하지요 ​그런데 이런 메일을 개인 포털 메일과 회사 도메인 메일 구별 없이 사용하는중소기업이 생각보다 많습니다​ 그냥 메일은 자료를 주고받는 용도로 쓰면 되는 거 아닌가요?​라고 가볍게 생각하는 거지요​상기처럼 체계 없는 회사는 새로운 입사자가 들어와도 명함에 아무런 고민 없이 개인 포털 메일 주소를 요청하는 대로 새겨 주기도 합니다​회사의 주요 메일들이 담당자의 개인 메일로 수발신되고 매번 또 그 담당자는 단축도메인 관련 부서장과 동료들에게전달하기 버튼과 참조를 넣어 회신하는 불편한 커뮤니케이션 비용을 초래합니다​회사의 직무 관련 메일이 개인 메일로 수발신되고 사적인 메일과 회사 메일이뒤섞여 그 경계가 무너질 때쯤그 담당자는 어느덧 퇴사를 하게 되지요​그런데 그 퇴사자의 메일함에는 회사의 직무내용과 관련하여 보안메일이 계속 들어옵니다​담당자 퇴사 후, 회사는 또 어리석게도주요 거래처와 사이트에 신규 입사자 메일을 다시 알려주고 등록을 변경하는웃지 못할 사례가 반복되지요​또 어떠한 회사는 나름 협업과 공유를 한답시고 ​​이런 식으로 공유 메일을 파서직원들의 명함에 새겨주기도 합니다​그룹웨어 제안설명 시 명함을 받는 순간저희 지오유 컨설턴트들은 이 회사의 체계성 수준을 단번에의심하는 게 상기와 같은 메일 주소입니다​상기와 같은 포털 메일로 회사 메일을 사용 시아이디 비번을 직원에게 공유하고 누가 써서 보낸 건지,누가 지웠는지 그 위험성을 간과하고 있습니다​하물며 회사에 반감을 가진 퇴사자가모두 메일을 지우고 나간 이슈로 그제야 메일 시스템을 도입하겠다고문의가 오는 고객사도 있습니다올바르지 않는 회사 메일 주소​​​브랜드로서의 회사 도메인 메일자 그렇다면, 올바른 회사의 메일 표식은 무엇인가요?바로 회사의 브랜드를 나타내는 도메인을 쓰는 겁니다​대기업 삼성 직원들의 메일은​이라는 메일 주소를 갖게 되지요​우리는 저 메일 주소만 보아도 삼성 기업의 이미지를 떠올릴 수 있고 브랜드 가치를 떠올리게 됩니다​바로 메일 주소의 뒤에 위치한 도메인은 회사의 브랜드이자 홈페이지 접속 주소이기도 합니다​때때로 거래처와 관계자들은 메일 도메인을 인터넷 단축도메인 주소창에 넣어 기업 정보를 파악하기도 합니다​이런 회사 도메인 메일은 보통 전문 메일 호스팅 업체 및 그룹웨어 회사를통하여 서비스를 받게 되는데도메인 확보 및 연계가 무척이나 쉽고 전문 보안 및 스팸 서비스가잘되어 있습니다​자 결론을 내리자면 회사의 브랜드를나타내는 도메인, 이미 홈페이지 접속주소가 있는 기업은 반드시 회사 도메인이 표기된 메일 주소를 써야 한다는 점이 핵심입니다​그리고 제일 중요한 점은 구성원 명함에회사 도메인 메일이새겨져 있어야 한다는 점거래처와 관련 웹사이트에 등록한 메일 주소는 회사의 도메인 메일 주소로기입하고 알려져 있어야 한다는 점입니다​그렇다면 회사의 도메인 메일만 쓰면 @앞에 아이디는 마음대로 개인 기호에 따라 쓰면 되는 걸까요?​그래서 다음 소목차에서는 협업과 공유, 커뮤니케이션 비용 관점, 직무 관점에서의 직무 메일, 쉐어 메일에 대해서 알아보도록 하겠습니다​올바른 회사 메일 주소​​2. 협업과 공유가 쉬운 직무 메일의 활용과 사례 앞서, 새로운 신규 입사자가 들어왔을 때 메일 아이디는 뭘로 쓰실래요? 물어보는 회사들이 있습니다​저는 prettygirl로 쓸래요.. 저는 lionking으로 쓸래요..저는 newjins로 할래요....​생각하고 나중에 말씀드리면 안 될까요?​상기 처럼 불필요한 커뮤니케이션 비용이 발생하는 상황이 매번 발생하게 되지요​개인의 자율성이 회사의 체계성보다우선하지는 않죠​기본적으로 회사 메일 아이디 부여는일정한 규칙으로 일관성과 체계성 있습니다​보통 체계가 잡힌 회사들은 구성원의 성과 이름의 이니셜 조합으로 개인 메일 아이디를 부여합니다​​누가 입사를 새로 하든, 이름만 알고 있다 하면 단축도메인 그 사람의 메일 주소도 알게 되는 거지요..부여받은 이름 아이디​​​자, 그렇다면 위와 같이 부여받은 회사 개인 메일 아이디 사용은또 문제가 없을까요?​사례를 들어보겠습니다.이연승이라는 회계담당자는회사 개인 메일로 온갖 거래처의 세금계산서 수신 메일로 알려주었고,​홈택스, 위택스, 이택스, 각종 세무 관련 웹사이트에 본인 개인 메일로 등록해 놓았습니다​이연승 씨의 부재가 있을 때마다 회계부서의 업무는 누락이 발생되었고, 동료들도 그 사실을 몰랐습니다​또한 이연승 씨의 퇴사가 확정되었을 때, 회사는 이연승 씨의 메일을정지하지 못하고 퇴사자의메일 아이디로 업무를 진행해야 하는 웃지 못할 사례가 발생하는 고객사도 있지요...​상기와 같은 일을 방지하고 메일 커뮤니케이션의 협업과 공유를 즉각적으로 가능케하는 기능이 직무 메일링과 쉐어 메일입니다​기능적 차이가 있을 뿐, 본연적으로 같은 목적을 추구하고 있지요​체계가 잘 잡힌 중견기업의 구성원의명함의 메일 주소를 유심히 보면그 구성원이 속한 직무 메일 주소로 새겨져있음을 확인할 수 있습니다​상기와 같은 직무 메일은 수신하는순간 해당 직무의 구성원들은 모두 열람이 가능하고 누가 읽었고 어떻게일을 처리할 수 있는지 태그 기능과 더불어 실행을 체크할 수 있습니다​또한 개인 구성원이 퇴사를 한다 하여도,메일은 다른 구성원들의 메일함과해당 직무 계정에 기록 보존이 되어있습니다​회사 거래처와 관계인들에게는회사 직무 메일로 알려져 있기 때문에, 들어오던 메일이 끊긴다거나 누락될 위험이 전혀 없습니다​새로운 입사자가 발생하면 해당 직무 메일 주소로 명함에 새겨주기만 하면 됩니다​바로 직무 메일링 또는 쉐어 단축도메인 메일을쓰는 핵심 이유이기도 하지요​당연 수신된 메일의 회신 메일 주소와 발신 주소도 직무 메일로 기본 디폴트로 설정 표기되어야 하겠지요​사람이 체계가 되어서는 안됩니다​사람이 다루는 직무가 체계성을 갖추게 해야 하는 이유이기도 하지요​회사 메일 체계도 상기와 같이 직무체계로구성한다라 면 공유와 실행 기반의 메일 커뮤니케이션을 달성합니다​(예시)인사부서의 대표 직무 메일​이력서 수신 전용 직무 메일 (사람인, 잡코리아, 잡플래닛 등록 메일 주소)​영업부서 대표 직무 메일​세금계산서, 청구서, 영수증 수신 전용 메일​홈택스, 위택스, 이택스 세무 관련 커뮤니케이션 메일​고객 피드백 대표 메일​품질 부서 대표 직무 메일​기획부서 대표 직무 메일​생산부서 대표 직무 메일직무별 이메일 계정​​3. 메일의 심장과 같은 스팸 서버와 보안우리가 전문 메일 호스팅 솔루션과 그룹웨어를 쓰는 이유는 안정적인 메일 수발신과 불필요한 스팸메일에서 자유로워짐을 의미합니다 ​요즘 정교하게 조작된 메일을 통하여 개인정보를 탈취하거나, 랜섬웨어를 감염시키는 위험한 사례가 빈번합니다​당사 지오유는 국내 유일하게 국정원 솔루션이 도입되고 기업 스팸 서버 사용률 1위인 스팸스나이퍼가 장착되어 있어 안정적인 메일 보안을 유지합니다​스팸스나이퍼는 스팸 및 악성코드 메일, 서버 공격을 차단할 뿐 아니라내부 발송 메일에 대한 모니터링을 통해 기업의 중요 정보 유출을 방지하는 통합 이메일 보안 솔루션입니다​스팸스나이퍼는 다각적인 정보를 반영한 랜섬웨어 및 차단 알고리즘을 통해최상의 이메일 보안 환경을 제공합니다​듀얼 바이러스 엔진과 강력한 필터링 엔진을 탑재한 스팸스나이퍼는 신종, 변종, 단축도메인 암호화된 스팸 바이러스 메일까지 차단합니다​안정적인 메일 수발 신을 위한 스팸 서버의 확인도 매우 중요함을 말씀드립니다​스팸스나이퍼에 걸린 모습​ 4. 그 밖의 특화 기능과 활용 사례메일 연결의 용이함중요한 메일은 내용에 따라 전자결재, 게시판, 업무관리, 프로젝트 등 ​다양한 메뉴로 손쉽게 연결되어 각 메뉴의 기능을 충족합니다​다양한 그룹웨어 메뉴와 연결할 수 있는 모습​​​메일 태그 기능메일에 달린 구성원들의 리플을 통해각 구성원이 담당한 업무의 처리 상태를실시간으로 확인할 수 있습니다​이를 통해 팀 내의 커뮤니케이션이 더욱 원활해지고 업무 진행 상황을파악하기가 쉬워져 효율적인 협업이 가능합니다​특히 각 리플에 포함된 세부 정보를 통해 업무의 진척도와 문제점을 즉시 파악하여 신속한 대응이 가능합니다​이러한 기능은 프로젝트 관리와업무 조정에 큰 도움이 됩니다메일태그 모습​​​메일 주소 자동완성 기능이 기능은 임직원 및 인맥 자료, 송수신 이력을 활용하여 사용자가필요로 하는 정보를 즉시 제공합니다​사용자는 초성의 검색만으로도 원하는 메일 주소를 쉽게 선택할 수 있어작성 시간을 단축하고 편리함을 극대화합니다​초성으로 메일 주소 찾는 모습 ​​발신 메일 보안이 기능은 회사의 중요한 문서나 보안상 이유로 메일 발송을 일시 제한하여 승인 후 발송할 수 있는 기능입니다​회사의 주요 도면이나 첨부파일 등의 검수나, 특정 키워드의 검수도 가능합니다​또한 멘토와 코칭 기능으로서 신입사원이 쓰는 비즈니스 메일 검토로도 사용이 가능하지요​발신 제한 단어 필터링과 승인자 리스트 화면​​​멀티도메인 메일그룹웨어는 연결재무 법인, 단축도메인 자회사, 협력사와 함께 통합 운영할 수 있습니다​회사별로 다른 메일 도메인 메일을 선택해서 사용할 수 있습니다​이를 통해 다양한 조직 간의 원활한 커뮤니케이션이 가능해지며 각 조직의 특성에 맞는 메일 주소를 활용하여 편리함과 신속성을 높여주어 협업의 시너지를 극대화할 수 있습니다​메일 보낼 시 다양한 메일 주소 중 선택할 수 있는 모습​​​대용량 첨부파일일반 파일뿐만 아니라 최대 2GB의 대용량 파일을 신속하게 업로드할 수있도록 지원합니다​대용량의 이미지, 비디오, 문서 등의 200여 가지의 다양한 파일 확장자 파일을 손쉽게 첨부하여 송수신할 수 있습니다대용량 메일을 보내는 화면과 파일 확장자 예시안​​​개성 있는 서명 설정이메일 서명을 통해 개인의 명함을 효과적으로 표현할 수 있습니다​이 기능은 사용자가 자신의 이름, 직책, 연락처 정보를 포함하여 전문적이고 독창적인 서명을 만들 수 있게 해줍니다​또한 소속된 법인 및 부서에 따라 서명을쉽게 변경하여 사용할 수 있는 유연성을 제공합니다이메일 하단에 명함이 붙는 모습​​​모바일에서의 메일 사용어떠한 모바일이든 미리 설치되어 있는이메일 앱 등록(pop3 연결)으로 사용도 가능하며, 별도 지오유 메일 app을 통하여 사용도 가능합니다​언제 어디서나 손쉽게 이메일을 확인하고 관리할 수 있습니다​스마트폰이나 태블릿을 이용하면 중요한 메일을 놓치지 않고 실시간으로 확인하며 즉각적인 회신이나 파일 첨부가 가능합니다​모바일상의 메일 푸시와 확인은 시공간 제약 없는 업무 진행이 가능합니다모바일에서 이메일을 확인할 수 있는 모습​​​​그룹웨어의 전자메일은 비즈니스 커뮤니케이션의 필수 단축도메인 기능입니다​우리는 잘못된 이메일 사용 사례를 살펴보았고 회사 도메인 메일을 사용해야 하는 이유를 살펴보았습니다​특히 직무 메일의 중요성을 강조했습니다​또한 메일 태그를 통해 관련자들과의 빠른 정보 공유가 가능하다는 점도 확인하며이와 함께 다른 그룹웨어 다양한 메뉴와연결을 통해 사용 범위를 더욱 확장한 사례도 살펴보았습니다​이제 기업 메일을 어떻게 활용해야 제대로 된 협업과 기업 자산으로서의가치를 유지할 수 있는지에 대한 통찰을 얻을 수 있었습니다​만약 여러분의 명함에 여전히 naver, google, nate 등 포털 메일이적혀있거나 회사 이메일의 인수인계가원활하지 않다면 즉시 지오유로 연락하시기 바랍니다​또한 도입 전 체크 할 사항과 여러 그룹웨어를 비교 검증할 수 있는조견표를 제시하고 있습니다​지오유는 직접 귀사를 방문하여 궁금한 사항과 조직 내 문제점을 현장에서 제안하고 있습니다​그룹웨어 도입이 중요한 시점에 본 블로그 글을 읽으신 분들은 진중한 마음으로 결정권자를 참여시켜 방문 설명을 들으시고 성공적인 그룹웨어 도입을 이루시기를 바랍니다​그룹웨어는 실무담당자가 혼자서 결정하는그렇게 간단한 솔루션이 아닙니다​도입 후 전 구성원이 같이 체계와 지침을 정하고 함께 실행하는 협업 솔루션입니다​도입 후 사후관리를 더욱 신경 쓰는 지오유와 함께 하시기 바랍니다​​당신의 회사를 체계적으로 만들어드립니다지오유 그룹웨어 올림



















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